Por Jorge Portillo P.
Consultor
Las Tecnologías de la Información pueden constituirse en herramientas que nos permitirán realizar con eficiencia las tareas administrativas que demandan las instituciones públicas. Los sistemas en estos organismos replican el seguimiento de procesos bien definidos emanados de mandatorios siempre circunscritos en las Leyes. La plataforma informática nos permite registrar, procesar los datos y producir instantáneamente los bienes digitales para la realización de trámites o para la toma de decisiones. Estas características inherentes a las Tecnologías nos permiten atender masivamente al público y con ello generar eficiencia y comodidad a los clientes (usuarios, ciudadanos, funcionarios, etc.). La eficacia de los sistemas informáticos usados en la administración pública descansa en un fundamento procesal de calidad (simplificación administrativa y de leyes, adecuada ingeniería de procesos) además de un correcto diseño y elección de la plataforma tecnológica.
- Sistemas aislados o «stand alone». Son aquellos que realizan funciones específicas para la administración pública sin posibilidad de comunicación automática entre ellos. La razón de esto estriba en estar construidos cada uno, con bases de datos individuales e incluso en diversos lenguajes de programación y diversos tipos de hardware. No por ello, dejan de cumplir su función, sin embargo no es posible rápidamente compartir información entre los demás sistemas de la organización (es decir, interoperar). Sabemos que la automaticidad reduce la intervención humana y por ende la posibilidad de error o la discresionalidad en algunas reglas de operación enmarcadas en la Ley. Típicamente los procesos de la administración pública son de naturaleza conectada y demandan información de entrada-salida de otros procesos. En los sistema stand allone ello se realiza de manera manual, volviendo a realizar muchas veces la recaptura de datos y obteniendo reportes en distintos formatos. Todo esto generá lentitud en la generación de información para la toma de decisiones y para la atención ciudadana. Actualmente, este es el Status Quo en la mayoría de Municipios de México: Sistemas de catastro, agua potable, de contabilidad, de procesos financieros, de procesos recaudatorios, de administración de recursos humanos, etc; todos ellos tienen la característica común de construirse separadamente y en distintas plataformas informáticas que en la mayorías de los casos no posibilitan su publicación directa (en tiempo real) a los portales web a fin de potencialmente otorgar el servicio a la ciudadanía (como consultas de estados de cuenta ciudadanos, pagos de impuestos o derechos, transparencia, etc.)
- Sistemas Integrados o Unificados «GRP» (Goverment Resource Planification)». Estos tienen la característica mayor de estar unificados en una sola plataforma de software y hardware (tanto de arquitectura e incluso «marca comercial»). Es decir, todos los procesos de la administración local están codificados en procesos informáticos a través de la misma plataforma de programación y el mismo repositorio de información. Por lo tanto existe una sola base de datos, de tal forma que los procesos y todas las pantallas de entrada-salida conservan características homologadas y de interoperabilidad en todo el sistema. Así mismo, la comunicación entre los módulos es transparente para los usuarios y para los desarrolladores, evitando la necesidad de recapturar datos.
Por ejemplo, cuando se recibe un ingreso por cobro de agua potable en un sistema integrado, ello dispara una serie de eventos automáticamente (contabilidad por eventos y en línea) como son: Registro de control en la base de datos de padrones unificados del municipio, registro automático en la contabilidad gubernamental, registro automático en los sistema de presupuestación de ingresos, registro en los sistemas de tesorería, registro en el sistema de evaluación del desempeño (por el alcance de metas de ingreso), entre otros. Así, únicamente el evento de “pagar agua potable” por algún ciudadano realizado en alguna ventanilla de cobro del ente público, e incluso solicitado y cobrado a través de internet, tiene por consecuencia afectar todas las demás operaciones relacionadas a dicho cobro: De manera automática y sin intervención humana (esta es la naturaleza conectada de los procesos de la Administración Pública Moderna que debe conservarse para administrar con eficiencia). De este modo, la actualización de la información es en tiempo real y su confiabilidad es alta, por lo que se pueden tomar decisiones oportunas y fiables, a la par de otorgar servicios a la ciudadanía con prontitud. Esta metodología no es nueva, proviene del fundamento procesal de los denominados ERP’s (Enterprise Resorce Planning) o plataforma integral administrativa usadas en corporativos privados transnacionales importantes. Un caso muy ejemplificativo, es el nivel de eficiencia administrativa que ha alcanzado la CFE al introducir un GRP (Goverment Resource Planning) desde hace más de 10 años, que permite otorgar servicios intra institucionales y trámites eficaces a la ciudadanía por múltiples medios tecnológicos, que van desde consultas de información y pago por internet, kioscos de pago, rapidez en contrataciones, reconexiones y desconexiones de servicio eléctrico, entre otros.
Este nivel de automatización sólo es soportado por sistemas integrales y es la opción más deseable hoy día para el ámbito público. Incluso, sostenemos la tesis de que, solamente a través de «encapsular» todas las reglas de operación del ente público en un sistema integral GRP se pueden obtener los niveles de operación más eficientes y eficaces posibles, reduciéndose la intervención humana al mínimo y no permitiéndose «violar» las reglas administrativas ya definidas en el sistema que incluso bloquearán al funcionario las posibilidades de actuar con negligencia o realizar actos de corrupción, a través del rastreo de pistas que quedan en los registros del sistema y el establecimiento de firmas electrónicas para la autorización de procesos. Es preciso reiterar que las «reglas de negocio» del GRP deben estar dictadas siempre en función de una reflexión del marco legal y un ejercicio previo de reingeniería de procesos, condiciones insoslayablemente necesarias sopena de «informatizar la ineficiencia» como ocurre a menudo en México («El hábito no hace al monje y vestir» al ente público de «sistemas de moda» no lo llevará automáticamente hacia un estadio de modernidad en un corto plazo).
Una analogía la encontramos en los sistemas ERP’s (Enterprise Resource Planing), con los que operan las organizaciones exitosas privadas de alto nivel, por ejemplo los Bancos o Corporativos Internacionales (CityBank, Wallmart, Telmex, Oxxo, Elektra, etc.). La constante en este tipo de administraciones es el seguimiento de la operación corporativa en todos sus rubros administrativos a través de los módulos conectados del ERP, que obligan al operador a seguir las reglas de negocio previamente establecidas de manera centralizada desde la gerencia, tanto en «tiempo como en forma», por lo que en todo momento se puede monitorear en tiempo real el devenir operativo de la empresa y tomar proactivamente las decisiones que le permitirán ser competitiva. El ERP toma decisiones acerca de la probabilidad de otorgar o no un crédito, o de surtir con oportunidad stock’s de productos en función de los volúmenes de venta hora por hora, ceñir a los operarios en los procesos de compra/almacenaje/venta/producción de bienes y servicios, realizar la facturación centralizada y distribuirla a los puntos de venta, administrar centralizadamente los activos y los recursos humanos involucrados, etc.
Concluimos que al establecer un GRP para entes públicos de cualquier ámbito, se cuenta con la plataforma base que sostiene la eficiencia administrativa, cierra la discresionalidad y negligencia en la operación, que a su vez contribuye en el abatimiento sistemático de los fenómenos de corrupción, además de otorgar bienes informáticos tangibles en tiempo real para el establecimiento de la cultura de la transparencia, rubro tan alegado por la queja ciudadana contemporánea hacia sus gobiernos. Así, el GRP proporciona información «online» confiable que puede directamente conectarse al portal web institucional para cumplir cabalmente con los propósitos de datos abiertos y rendición de cuentas que persigue el paradigma de «Gobierno Abierto».
Beneficios de las Plataformas Unificadas GRP para la administración electrónica de Entes Públicos
Los sistemas integrales GRP son el pináculo y fin mismo de la administración pública que se convierte en electrónica, y constituyen pieza clave para alcanzar a cabalidad los estadios de desarrollo y eficiencia que prometen los estándares de e-gobierno, Gobierno Abierto y la denominada «Nueva gobernanza», toda vez que se suponen haber sido el producto de una profunda reforma de la administración local, por lo que constituyen el elemento resultado más tangible (el otro es el empoderamiento de la gente a cargo).
Sin embargo, los sistemas Integrados conllevan un replanteamiento e inversiones importantes en todos los procesos de la organización derivados de una adecuada planeación, implementación, capacitación y adecuaciones al marco legal. Razón por la cual puede tomar entre 2 y 5 años su materialización progresiva, además de requerir un férreo liderazgo y apoyo del más alto nivel político.
Fases del Desarrollo de sistemas
La creación de nuevo software constituye un proceso de fases bien definidas, siempre rectoradas por los requerimientos de los clientes acorde a sus necesidades basándose metodológicamente en buenas prácticas (RUP-PMI) desarrollándose como actividades principales:
- Análisis de requerimientos del cliente
- Diseño de la solución
- Preparación del ambiente de desarrollo
- Construcción del sistema
- Implantación del sistema desarrollado
- Transferencia técnica del sistema para garantizar que el conocimiento permanece del lado del cliente
Las actividades con entregables concretos de estas fases son las siguientes:
Inicio:
- Acta de proyecto
- Plan de Administración
- Plan de trabajo
Elaboración:
- Casos de uso
- Arquitectura
- Prototipo con diseño gráfico
Construcción:
- Plan de pruebas
- Código fuente
- Manual técnico
- Protocolo de liberación a producción
Transición:
- Manual de usuario y técnico
- Evaluación final del proyecto
- Acta entrega-recepción
